Las empresas se enfrentan a numerosas incertidumbres a lo largo de su existencia, desde los complicados comienzos, hasta una evolución en la que han de lidiar con las vicisitudes de cada mercado y con una competencia que no dudará en buscar el modo de lograr un mayor número de clientes. Y eso no es todo, además existen todo tipo de imprevistos ajenos a la actividad habitual que pueden devenir en un cierre repentino. Hablamos de desastres naturales, de incendios e incluso de ciberataques que pueden poner en peligro los activos, su continuidad y su reputación. Por esta razón, la elaboración de un plan de contingencia es una medida clave para gestionar y minimizar cualquiera de las situaciones imprevistas.
¿Qué es un Plan de Contingencia?
En pocas palabras, un plan de contingencia es una estrategia proactiva y detallada que establece las acciones y medidas que una empresa debe tomar en caso de que se presente una situación imprevista que pueda afectar negativamente al negocio. Por lo tanto, su principal objetivo pasa por minimizar los posibles daños y asegurar la continuidad empresarial. Para ello será necesario ofrecer una respuesta rápida y efectiva.
En el momento de plantearse qué es un plan de contingencia y qué circunstancias hay que tener presentes, es necesario concienciarse de que no debe limitarse únicamente a desastres naturales, sino que también es conveniente prepararse ante sucesos como las interrupciones del suministro, los fallos de sistemas críticos, los conflictos laborales, las crisis financieras o los ataques a los sistemas tecnológicos, entre otros. De hecho, un plan de contingencia bien elaborado debe tener en cuenta múltiples escenarios posibles y definir roles y responsabilidades claras para cada miembro del equipo. Solo así se mantendrá la calma y se logrará una mayor eficiencia en los momentos de crisis.
Paso a Paso de un plan de contingencia y ejemplos
El proceso de desarrollo de un plan de contingencia implica varios pasos cruciales, los cuales apuntamos a continuación:
- Identificación de los riesgos potenciales. No cabe duda de que el primer paso para conformar un plan de contingencia de una empresa es conocer cuáles son los peligros que pueden afectar a su funcionamiento. Estos varían según el sector en el que se encuadre el negocio y dependiendo de la ubicación geográfica en el que se halle. Por ejemplo, no es lo mismo que unas instalaciones se sitúen en una zona estable que en un área donde episodios como inundaciones, terremotos u otro tipo de desastres naturales sean más habituales. De igual modo, una empresa que tenga una gran presencia en Internet y parte de su negocio dependa de la agilidad de sus comunicaciones debe poner más atención a los posibles ciberataques que otra cuyo apoyo tecnológico sea mucho menor.
- Evaluación del impacto y de la probabilidad. Después de identificar los riesgos, es el momento de analizar su posible impacto en las operaciones de la empresa y la probabilidad de que ocurran. Esta evaluación ayudará a los responsables a priorizar los riesgos y enfocar los recursos en los que tengan un mayor potencial de daño.
- Diseño de estrategias de mitigación. El análisis de los riesgos es el pilar sobre el que se deben desarrollar las estrategias que se diseñen para reducir la probabilidad de que ocurran los eventos o para minimizar su impacto. Y es que hay ocasiones en las que no es posible evitar el problema y toque mitigar las consecuencias del mismo.
- Creación de un equipo de respuesta. El mejor modo de implantar una estrategia de seguridad es encomendar esta tarea a un equipo concreto. Como cabe esperar, sus miembros deben estar capacitados y preparados para tomar decisiones rápidas y efectivas en las situaciones de crisis que surjan.
- Desarrollo de un plan de comunicación. Una comunicación efectiva es fundamental durante una contingencia, ya que el tiempo es oro cuando el futuro de la empresa depende de una respuesta eficaz y adecuada. Por ello es clave definir un protocolo de comunicación tanto interno como externo con el que sea posible mantener informados a empleados, clientes, proveedores, socios y otras partes interesadas.
- Evolución y actualización. Un plan de contingencia no es estático. De hecho, es recomendable que sea probado y evaluado a través de simulacros y ejercicios periódicos que ayuden a identificar cualquier debilidad y mejorar así su eficacia. A esto hay que añadir la recomendación de llevar a cabo una actualización periódica para adaptarlo a nuevos riesgos o cambios en la empresa. Por ejemplo, si aparecen nuevas amenazas cibernéticas, las defensas tienen que adaptarse para no ser un blanco fácil, o si se producen más intrusiones o actos ilegales en inmediaciones cercanas, contar con un sistema de alarma para negocios.
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Fases de un plan de contingencia
Los anteriores pasos pueden ser considerados como fases del plan de contingencia, aunque todos ellos se pueden dividir en tres principales:
- Prevención. Esta fase se enfoca en las medidas preventivas destinadas a evitar que ocurran eventos adversos. Así pues, en ella podemos incluir la implementación de políticas, procedimientos y sistemas de control destinados a reducir la probabilidad de que ocurran riesgos ya identificados.
- Respuesta. En caso de que ocurra un evento de estas características, la siguiente fase se activa para responder rápidamente y mitigar los impactos. Por esta razón, el equipo encargado debe poner en marcha las acciones planificadas y coordinadas con el objetivo de mantener la continuidad del negocio y proteger los activos.
- Recuperación. La tercera fase es aquella en la que se evalúan los daños y se restauran las operaciones normales de la empresa. Además, hay que analizar qué ha ocurrido e implementar mejoras para fortalecer el plan. Aprender de lo experimentado es fundamental para la resiliencia de una empresa.
Ventajas de un plan de contingencia de una empresa
Exponer las ventajas de un plan de contingencia en una empresa no resulta complicado, ya que son muchas y muy variadas. Las más destacadas son las siguientes:
- Continuidad del negocio. La empresa puede seguir funcionando, incluso en situaciones adversas, minimizando el tiempo de inactividad y reduciendo pérdidas económicas.
- Reducción de riesgos. Se identifican y abordan los riesgos potenciales, de modo que se disminuye la probabilidad de que ocurran.
- Mejora de la toma de decisiones. Al contar con un marco de referencia claro, los líderes y el equipo de respuesta tienen la capacidad de tomar decisiones rápidas y efectivas durante el transcurso de una crisis.
- Reducción de costes. Asimismo, la gestión adecuada de situaciones de crisis puede minimizar los costes asociados con los daños y las interrupciones.
En definitiva, un plan de contingencia es una herramienta muy útil para la gestión empresarial. Su implementación permite anticiparse a situaciones adversas y que el negocio esté preparado para afrontarlas de manera eficiente.
